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Importar pagos
La opción Importar pagos permite registrar múltiples salidas de dinero de forma masiva, utilizando un archivo Excel con la información detallada de cada movimiento. Esta función agiliza el proceso de conciliación bancaria y actualización de saldos en cuentas por pagar, tanto a proveedores como a empleados.
🧭 ¿Para qué sirve?
- Registrar pagos en bloque desde un archivo Excel.
- Asociar los pagos con los CFDI de gastos o nómina mediante el campo UUID/Concepto.
- Aplicar pagos parciales o totales a facturas específicas de proveedores o recibos de nómina.
- Actualizar los saldos de cuentas por pagar en el sistema.
✅ Requisitos previos
- Haber descargado y validado los CFDI de gastos o nómina en el sistema.
- Contar con la configuración de proveedores, empleados y cuentas bancarias.
- Tener un archivo Excel con la estructura correcta.
- Acceso al módulo Gestión > Pagos y permisos para importar.
📊 Estructura del archivo de Excel
El archivo debe contener las siguientes columnas, siguiendo la plantilla oficial:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Id Único | Identificador interno para evitar duplicados. |
| Id a Comprobar | Referencia a un pago previamente registrado como “a comprobar”. |
| Fecha | Fecha del pago (formato AAAA-MM-DD). |
| Serie | Serie del documento interno (opcional). |
| Folio | Folio del documento interno (opcional). |
| Tipo | Tipo de movimiento: Pago, Egresos a comprobar, Comprobación de egresos, Pago sin soporte, Pago de nómina, Pago de importaciones, Devolución. |
| RFC | RFC del proveedor o empleado que recibe el pago. |
| Beneficiario | Nombre del proveedor o empleado. |
| Forma | Forma de pago: transferencia, cheque, efectivo, etc. |
| Banco Empresa | Banco desde el cual se realiza el pago. |
| Cuenta Empresa | Cuenta bancaria emisora. |
| Banco Beneficiario | Banco del proveedor/empleado (opcional). |
| Cuenta Beneficiario | Cuenta del proveedor/empleado (opcional). |
| Total | Monto total del pago. |
| Moneda | Moneda del pago (MXN, USD, etc.). |
| TipoCambio | Tipo de cambio si la moneda es distinta a MXN. |
| Referencia | Folio bancario o número de operación. |
| UUID/Concepto | UUID del CFDI de gasto/nómina a aplicar o concepto si no hay factura. |
| Importe Aplicado | Monto que se aplica a la(s) factura(s) o CFDI de nómina. Puede ser parcial o total. |
🔎 Notas clave:
- Para registrar más de una factura en un solo pago, se deberá usar el mismo número tanto en la columna Id Unico y en la columna Folio. Es decir, si son dos facturas las deben tener un id único: 1 y el mismo folio: 101.
- Cuando es una comprobación de gastos, en la columna Id a comprobar, se deberá poner el número de id único del gasto a comprobar.
- El campo UUID/Concepto es obligatorio para los tipos “Pago” y “Comprobación de gastos”.
- El campo Importe Aplicado permite registrar pagos parciales.
- Para “Pago sin soporte” o “Gastos a comprobar”, el UUID puede omitirse y usarse un concepto descriptivo.
👉 Para facilitar la captura, puedes descargar la **plantilla oficial en Excel** y llenarla con tus datos antes de importarla.
📥 Procedimiento para importar pagos
- Ingresa al módulo Gestión > Pagos.
- Haz clic en la opción Importar pagos.
- Selecciona el archivo Excel (.xlsx) que contiene los pagos.
- Asocia cada columna del archivo con su campo correspondiente en Solidus.
- Revisa la vista previa de los datos importados.
- Confirma la importación.
- El sistema procesará cada línea y realizará lo siguiente:
- Validará el UUID y lo vinculará con el CFDI correspondiente.
- Aplicará el importe indicado en la columna Importe Aplicado.
- Actualizará el saldo del proveedor o empleado en cuentas por pagar.
- Al finalizar, se mostrará un reporte con los pagos aplicados y los que presentaron errores.
🎯 Motivos para importar pagos desde Excel
- Agilidad operativa: Permite registrar cientos de pagos en minutos.
- Conciliación bancaria: Facilita la integración de reportes bancarios de egresos.
- Control documental: El archivo Excel sirve como respaldo auditable.
- Reducción de errores: Minimiza la captura manual y los errores de digitación.
- Flexibilidad: Permite registrar anticipos, pagos parciales, devoluciones, nómina y pagos de importaciones.
📄 Resultados
- Los pagos quedan registrados en el sistema y vinculados a sus CFDI (cuando aplica).
- Se actualizan los saldos de proveedores y empleados en cuentas por pagar.
- Se genera un reporte de éxito y errores para revisión.
- Importante: La importación no genera pólizas contables automáticamente. La afectación contable debe realizarse posteriormente mediante las funciones de registro o contabilización masiva.
🔐 Consideraciones
- El archivo de pagos a importar deberá estar cerrado o de lo contrario marcará un error.
- El proceso aplica únicamente en el apartado de Pagos del módulo Gestión.
- Si un UUID no se encuentra en el sistema, el pago no se vincula y se marca como error.
- Es recomendable validar previamente el archivo antes de importarlo.
- El sistema no permite importar pagos duplicados con el mismo Id Único.
