Configuración

La opción Configuración permite establecer las cuentas contables que se utilizarán para registrar automáticamente las operaciones de provisiones, pagos, proveedores, acreedores e impuestos. Esta configuración es clave para que el sistema genere pólizas sin intervención manual, asegurando que cada CFDI recibido se contabilice correctamente.

🧭 ¿Para qué sirve?

• Activar la contabilización automática de provisiones y pagos.
• Definir los asientos y conceptos contables que se usarán en cada operación.
• Asignar cuentas específicas para proveedores, anticipos, complementos e impuestos.
• Vincular cuentas contables a claves de productos SAT para que cada factura se registre con la cuenta adecuada.

✅ Requisitos previos

• Contar con permisos para acceder a Gestión > Catálogos > Proveedores.
• Tener configurado el catálogo de cuentas contables.
• Conocer la estructura contable que se desea aplicar.
• Tener definidas las claves de productos SAT si se desea vincular por concepto.

⚙️ Secciones principales

1. Contabilización automática

• Activa la casilla Contabilizar automáticamente para que el sistema genere pólizas automáticas al registrar provisiones o pagos.
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.
• Activa la casilla Unificar conceptos para los casos donde se requiere que los mismos conceptos se contabilicen en la misma cuenta contable.
• Una vez configurado, cada CFDI recibido se contabiliza en automático, evitando la captura manual de pólizas.
• Esta opción puede habilitarse y deshabilitarse tantas veces como sea necesario.

2. Asientos y conceptos

• Asiento de provisión: Define el tipo de asiento contable para gastos o compras (por ejemplo, “Dr – Diario”).
• Concepto de provisión: Texto que aparecerá en la póliza (ej. “Provisión de Gastos”). Usa el botón de la derecha con tres puntos para configurar los conceptos de las facturas que serán tomados para los conceptos del asiento.
• Asiento de pago y Concepto de pago: Se aplican al momento de registrar el pago al proveedor.
• Estos conceptos permiten identificar claramente el origen de cada póliza en el sistema.

3. Proveedores y Acreedores

• Asigna cuentas contables para cada tipo de operación:
  • Pasivo (*)
  • Anticipo (*)
  • Complementaria
  • Gasto (*)
  • Nota de crédito (*)
• Para cada tipo puedes elegir entre Control o Detalle, según el nivel de agrupación deseado.
• Esta configuración asegura que las provisiones, anticipos y notas de crédito se registren en las cuentas correctas.

4. Impuestos

• Asigna cuentas contables a cada concepto de impuesto que se maneje.
• Se puede limpiar la asignación con el botón Limpiar cuentas a conceptos.
• Esto garantiza que los impuestos trasladados y retenidos se contabilicen automáticamente en las cuentas fiscales correspondientes.

5. Claves de productos SAT

• Da clic en Asignar cuentas a claves de productos SAT para vincular cada clave con una cuenta contable.
• La ventana muestra las columnas:
• Clave: Código oficial del SAT.
• Concepto: Descripción del producto o servicio.
• Cuenta: Cuenta contable a asignar.
• Descripción: Texto explicativo de la cuenta.
• Selecciona la cuenta contable correspondiente para cada clave SAT y guarda los cambios.
• Esto permite que el sistema contabilice automáticamente según el tipo de producto o servicio facturado.
• Es especialmente útil para empresas con múltiples líneas de negocio, ya que cada clave SAT puede llevar su propia cuenta contable.
• Si no se asigna una cuenta, el sistema no podrá contabilizar automáticamente las operaciones relacionadas con esa clave.
• Es recomendable revisar periódicamente la asignación, especialmente cuando se agregan nuevos productos o servicios.

🔐 Consideraciones

• La contabilización automática solo funciona si todos los campos obligatorios están configurados.
• Las cuentas deben existir previamente en el catálogo contable.
• La asignación por clave SAT permite mayor precisión en la contabilidad por producto o servicio.
• Si no hay configuración de cuentas contables en claves de producto, el sistema contabilizará vinculando las cuentas contables con el RFC del proveedor o acreedor.
• Es recomendable validar la configuración antes de registrar CFDI o pagos, ya que cualquier error se reflejará directamente en las pólizas generadas.