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Solidus Contabilidad es un sistema diseñado para descargar, administrar y contabilizar desde las facturas electrónicas aprovechando al máximo toda la información de la factura en formato XML. Al contar con los cobros y pagos, en el mismo sistema, mantendrás el flujo de efectivo actualizado. Sabrás puntualmente cuánto te deben y cuánto debes. Además, se realiza la contabilidad electrónica sin la captura adicional de información u otro proceso. Solo sigue los pasos básicos para utilizar Solidus Contabilidad y notarás los excelentes beneficios y ahorro de tiempo inmediatamente.
Existen algunas formas de comenzar a trabajar en el sistema. Puedes iniciar desde capturar manualmente el catálogo de cuentas, hasta importarlo desde otro sistema contable. Los catálogos de cuenta pueden ser reestructurados y adecuados a un catálogo propio, que tengas configurado para trabajar de manera general todas tus contabilidades. De esta manera podrás unificar todos los criterios al momento de contabilizar. En este ejemplo, voy a mostrarte cómo trabajar con la información que contiene nuestra plantilla. Dicha plantilla, en caso de no tenerla, deberás solicitarla al área de soporte técnico.
La descarga de facturas electrónicas se realiza en el mismo sistema y existen tres diferentes maneras: La “Descarga rápida”. Se realiza una descarga masiva de facturas electrónicas mayor a 2,000 facturas al día. La “Descarga WEB SAT”. Se realiza una descarga masiva de facturas electrónicas menor a 2,000 facturas al día. Y La “Descarga masiva”. Con esta descarga, podrás recuperar hasta 200 mil registros por petición. Dependiendo de la cantidad de facturas y de la velocidad de tu conexión a Internet, es el tiempo que se tardará en la descarga. Algo que debes tener muy en cuenta es que, la descarga no es una lista de facturas, es decir, son los archivos XML que se descargaron al sistema.
Uno de los elementos que se aprovecha desde las facturas electrónicas son: el RFC y nombre de los clientes, proveedores y trabajadores. Esta información servirá para crear los catálogos correspondientes. Al entrar en “Clientes”, observarás que no existe ninguna información. Sin embargo, al seleccionar todas las facturas electrónicas de ingresos, e indicar: “Importar a clientes”, comenzará un proceso para crear el catálogo correspondiente. Si deseas que el sistema cree una subcuenta por cada cliente, deberás indicar “Control”. Si quieres que todos los clientes se registren en una misma cuenta, entonces deberás indicar “Detalle”.
Para poder contabilizar masivamente, deberás configurar los parámetros correctamente en cada uno de los apartados correspondientes. Ten en cuenta que, la contabilización se realizará desde la factura electrónica, y además se insertarán los parámetros que la contabilidad electrónica del SAT requiere. La configuración de parámetros solo se realizará una vez. Existe otra configuración que puedes utilizar para cierto tipo de casos. Consiste en asignar una cuenta contable a una clave de producto de la factura electrónica. Al entrar a esta opción, observarás que no existe ninguna información. Sin embargo, podemos obtener las claves de producto de forma automática desde el listado de facturas electrónicas.
Para poder contabilizar masivamente, es indispensable que tengas configurados correctamente los catálogos de clientes, proveedores y en su caso, el de trabajadores. Una vez verificado que todo está correcto, deberás seleccionar todas las facturas que necesites contabilizar, dar clic con el botón derecho del ratón y seleccionar “Contabilizar”. Si es la primera vez que realizas este proceso, es seguro que el sistema te muestre la ventana del asiento para complementar información. Ten en cuenta que, en este proceso es cuando el sistema inserta los elementos que solicita la contabilidad electrónica en los asientos, es decir, no debes hacer nada extra para cumplir con la contabilidad electrónica requerida por el SAT.
Los cobros y los pagos se realizan desde la misma factura electrónica. Solo deberás seleccionar la factura, o facturas correspondientes, e indicar que deseas realizar un nuevo cobro o pago. Algo importante para tener en cuenta, es que, si tienes complementos de pago, desde el mismo complemento se realizará el cobro o pago. A continuación, te mostraré la forma de aplicarlo. Desde el complemento de pago deberás realizar el cobro o pago. Cuando dice que no fueron encontrados los comprobantes, es porque esas facturas no existen en el periodo que se está trabajando. Si son del ejercicio anterior y se cobraron este año, deberás importarlas para que puedas realizar el cobro.
