Para realizar la circularización es necesario crear una tabla de datos que contenga la información a circularizar.
En la tabla de datos deberás seleccionar los elementos que vas a circularizar y posteriormente dar clic en "Generar documentos".
Al dar clic sobre "Generar documentos" se presenta la siguiente ventana:
Guardar en. Deberás seleccionar si las cartas serán parte del "Expediente" o "Disco", localmente en el equipo.
Ubicación. Indicar la ruta del legajo o el equipo local donde se guardarán las cartas.
Índice anterior. Indica el índice a donde será colgado el documento.
Nombre. Es el nombre que llevará la carta. Cuando son varios archivos se recomienda utilizar una variable de la misma tabla de datos (por ejemplo la variable del RFC o nombre del emisor), esto se puede hacer presionando el botón de la derecha, que contiene tres puntos, para ver la lista de variables de la tabla.
Formato modelo. Es el documento que contiene las variables y los textos que van a llevar las cartas. Estos formatos son totalmente personalizables y deben contener variables con los mismos nombres de las columnas de las tablas de datos. Al indicar el formato que se va a utilizar, se tiene la posibilidad de subir formatos en distintos idiomas o contenidos.
Por ejemplo en la siguiente imagen se muestra una tabla de datos:
Si vas a usar la variable "Nombre Emisor", así se debe llamar también en el formato modelo:
Los textos en minúsculas son los que se reemplazan con la información de la tabla de datos. Los textos en mayúsculas se reemplazan con información del sistema.
Una vez proporcionados los datos da clic en "Aceptar".
Se comenzarán a generar los documentos de los elementos seleccionados. Deberás esperar hasta que te salga una ventana diciendo "Proceso terminado".
Las cartas fueron generadas en la ruta del expediente o el disco duro local que hayas indicado.
Para corroborar la carta da doble clic sobre ella y se abrirá con Word.
Las variables de la carta fueron sustituidas por los datos de la tabla de datos e información del sistema.
